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von Bastian Kellhofer

 

Vor einigen Jahren beschwerten wir uns furchtbar, dass es mehrere Tage gedauert hat bis ein Brief endlich angekommen ist. Dann motzten wir darüber, dass eine E-Mail ein paar Stunden gebraucht hat, um beim Empfänger anzukommen. Und heute? Heute haben unsere E-Mails alles: Anhänge, cc und bcc. Doch ein Problem ist neu: Der Aufwand übersteigt den Nutzen. Das Wiener Start-up Grape rollt jetzt den Markt von hinten auf.

Als die erste elektronische Post über den Atlantik schwappte, ahnte niemand von den Vorzügen, die diese Kommunikationsformen in den kommenden Jahrzehnten für Privatleute und Unternehmen bringen würden. Dateien, Bilder, Dokumente — alles konnte an die Nachricht angehängt und um den Globus versandt werden. Im Gegensatz zur Konkurrenz aus Papier kann eine E-Mail an mehrere Empfänger gesendet werden und das in Sekundenschnelle, egal, wo sich der Adressat aufhält.

20 Stunden Postversand

20 E-Mails verschickt rein durchschnittlich jeder Mensch am Tag. 20. Jeder. Vom Kind, das in der gambischen Steppe zu Hause ist, bis zum Greis im vorderasiatischen Hochgebirge. Runtergerechnet auf die 2,8 Milliarden Menschen, die auch wirklich regelmäßigen Zugang zum Internet haben, sind es schon 52 Nachrichten pro Tag.

145 Milliarden elektronische Nachrichten drängen täglich durch die transatlantischen Kabel in die Posteingänge, Spam- und Junk-Ordner. Sie hat die Kultur mitgeprägt, Kürzel wie ASAP, FYI und CU hervorgebracht und viel von unserer Zeit vergeudet. Denn Angestellte in den Bürowelten westlicher Ausprägung sind laut Studien 20 Stunden pro Woche mit dem Lesen, Verschieben, Durchforsten und Löschen von E-Mails beschäftigt. Zur Erinnerung: 38 Stunden hat die Arbeitswoche.  E-Mails fressen mehr als die Hälfte der Arbeitszeit. Die E-Mail wird missbraucht: um Verantwortung zu delegieren, in Kenntnis zu setzen, zu ermahnen, zu loben.

Wer passt auf die Daten auf?

Thomas Jackson, ein Wissenschaftler an der britischen Universität in Loughborough, hat sich die Auswirkungen der E-Mail-Flutwelle auf das Arbeitsleben genau angesehen. Menschen brauchen über eine Minute, um sich nach dem Lesen einer E-Mail wieder zu berappeln und den Weg in die konzentrierte Arbeit zurückzufinden. Wenn nicht noch Ausflüge auf Facebook, Twitter oder andere Ablenkungsmaschinen dazwischenkommen. Ein anderes weitreichendes Problem ist die Sicherheit: Edward Snowden hat schmerzhaft aufgezeigt, wie fragil das elektronische Post-System gegenüber Organisationen ist, die im Schatten arbeiten, aber zu gerne mitlesen. Das ist ärgerlich und einschüchternd auf privater Ebene, im Business entscheidet Informationsvorsprung aber über Existenz und Erfolg. Eine Studie von SilverSky hat ermittelt, dass gerade einmal 21 Prozent der Unternehmen ihre Kommunikation durch Verschlüsselung schützen. Zu naiv, zu selbstsicher ist der Rest. Die Studienteilnehmer stammten allesamt aus den USA, wo die Sensibilität für dieses Thema deutlich höher ist. Auf Österreich umgemünzt, lässt die Studie Erschreckendes erahnen.

Während das Volumen global zunimmt, sinkt die Anzahl der relevanten Mails, also jener, die kein Spam, keine Werbung oder keine Betrugsversuche beinhalten, seit2008 kontinuierlich. Die E-Mail hatte ihre Daseinsberechtigung, keine Frage. Vor allem in der Kommunikation nach außen. Denn Unternehmen, die Kunden akquirieren wollen, brauchen ein systemübergreifendes Kommunikationsmittel. Und da ist die E-Mail unschlagbar. Allerdings gibt es Bereiche, in denen sie ihre Legitimation verloren hat. Vor allem in der internen Kommunikation, die schätzungsweise 70 Prozent des elektronischen Datenaustausches in einem Unternehmen ausmacht. Und da setzen Start-ups an, um diese Lücke sinnvoller und vor allem effektiverzu füllen. Der Run um die Vorherrschaftbei der internen Unternehmenskommunikationsform entstand durch Facebook und Twitter, die die private Konversation revolutionierten. Kleine Chat-Fenster, die nebenher mitlaufen, einfache Bedienbarkeit, schnelle Abwicklung, daran sind alle Project-Management-Tools der letzten Jahre zu erkennen. Das Unmittelbare, Schnelle, Direkte stand bei den Entwicklungen der Start-ups immer im Mittelpunkt.

Grape läuft US-Konzern den Rang ab

Wobei Basecamp gar nicht mehr so frisch auf dem Markt ist. Die webbasierte Projekt-Management-Lösung wurde bereits 2004 gegründet und wird weltweit von fast 300.000Unternehmen genutzt. Bei Basecamp lassen sich Projekte anlegen, Dokumente einbetten und Diskussionsrunden starten. Aufgaben werden zugeteilt und nach Beendigung abgehakt. Der Service kostet ein paar Euro, wenn das Unternehmen nicht 20 Mitarbeiter übersteigt. Danach steigen die Gebühren, je nachdem, wie viele Mitarbeiter sich an den Prozessen beteiligen. Und viele sind beim Platzhirsch Basecamp glücklich geworden. Aber es gibt noch dutzende Alternativen. Asana, Bitrix24, ChatGrape, Trello, Yammer und Smartsheet sind nur ein paar von mehreren Dutzend Working-Plattformen, die mit ihren Angeboten nicht nur die interne Mail überflüssig machen. Trello funktioniert wie eine Art digitaler Stundenplan. Mitarbeiter können zu verschiedenen Modulen eingeladen werden, der große Vorteil von Trello ist die Übersichtlichkeit. Allerdings ist die Chat- Lösung nicht perfekt. Yammer hat da deutliche Vorteile. In kleinen Chat-Gruppen, die Themen zugeteilt werden, kann man sich über die Entwicklung einzelner Geschäftsfelder unterhalten. Das Konzept gefiel Microsoft so gut, dass der ehemalige Marktführer 2012 zuschlug und sich sowohl Start-up als auch das komplette Entwicklerteam leistete.

Das Wiener Start-up Grape hat sich etwas ganz Neues einfallen lassen und rückt mit dieser Erfindung den großen US-Firmen nahe. Felix Häusler und Leo Fasbender, die Chefs von Grape, haben ein Programm entwickelt, mit dem sie es ermöglichen, externe Daten in die Chats einfließen zu lassen. Und zwar automatisch. „Im Unterschied zu Konkurrenzprodukten, bei denen etwa mittels selbstgeschriebenen Programmierbefehlen ebenfalls Kalendereinträge oder To-do-Listen aus Nachrichten generiert werden können, nimmt Grape die natürliche Sprache als Ausgangspunkt. So könnenauch nicht techaffine Nutzer problemlos damit umgehen“, sagt Co-Founder Leo Fasbender. Die AFI erkennt die Sprech-oder Schreibweise der Nachricht, sie ordnet sie entsprechenden Funktionen zu. Wenn eine Nachricht impliziert, dass dafür Zeit nötig ist, gleicht sie automatisch den Kalender des Rezipienten ab und meldet eine Überschneidung. Oder wenn die Nachricht sich auf eine bestimmte Aufgabenstellung bezieht, dann verknüpft das Programm die Anfrage in der Sekundevia eines „Aktion-Buttons“. Das klingt jetzt kompliziert. Erleichtert aber alles: Bislang zielte Grape vor allem auf die Tekkies in kleinen Unternehmen ab, mittlerweile peilen sie aber auch technisch weniger versierte Kunden an. Grape wächst zu einem integralen Werkzeug heran, das zahlreiche andere Programm in sich vereint. Dieses Feature entstand in Zusammenarbeit mitder Österreichischen Gesellschaft für künstliche Intelligenz (ÖFAI) und der FFG
(Österreichischen Forschungsförderungsgesellschaft). Von dieser Entwicklung ist die US-Konkurrenz noch weit entfernt. Und wo
 will Grape in Zukunft hin? CEO Felix Häusler „Wir machen vor allem viele Abschlüsse
in Europa, und mit durchschnittlich größeren Firmen, da wir seit Dezember eine
stärkere regionale Enterprise-Strategie
 fahren. Diese Abschlüsse dauern zwar teilweise über 
drei Monate, bringen 
aber mehr Umsatz. Wenn unser Plan aufgeht haben wir 2019 20% des Marktes, aber 80% des Umsatzes.“

Das wird die Arbeitswelt wieder deutlich erleichtern, uns ein bisschen von unserer Zeit zurückgeben, und die „Social Intranets“ bringen einen alles entscheidenden Vorteil mit sich. Wir müssen uns nicht mehr über passende Grußformeln den Kopf zerbrechen.